WhatsApp Business 轉錄常見問題:18 條問題解答

你整日都在處理客戶語音訊息、查詢及商業溝通。然後在你開會時,有人發來一段冗長的 WhatsApp Business 語音訊息。 你現在無法聽,但又必須快速回覆。

這份指南回答 18 條關於 WhatsApp Business 轉錄的最常見問題。你將學到如何轉錄客戶語音訊息、了解 Business 應用程式的限制,以及匯出對話作紀錄之用。

1. 認識 WhatsApp Business 規則

在深入轉錄解決方案之前,我們先弄清楚 WhatsApp Business 能做和不能做的事。

WhatsApp Business 的主要限制有哪些?

WhatsApp Business 設有嚴格的訊息規則,目的是防止垃圾訊息並保障用戶。

最大的限制是 24 小時訊息視窗。你可以在客戶最後訊息之後 24 小時內自由回覆任何客戶訊息。視窗關閉後,你必須使用預先核准的訊息範本才能再次聯絡他們。

這影響企業如何處理跟進、提醒和宣傳活動。你不能向最近沒有發訊息給你的客戶發送推廣訊息。

對於使用 WhatsApp Business API 的企業,訊息限額控制你能發起多少新對話。未驗證企業限制每日 250 次企業發起的對話。已驗證企業可以擴展至每日 2,000、10,000 直至 100,000 次對話。

自 2025 年 10 月起,這些限制現在套用於你整個 Meta Business Portfolio。如果你有多個 WhatsApp 電話號碼,它們全部共用同一個訊息限額。

我可以在 WhatsApp Business 排程訊息嗎?

標準的 WhatsApp Business 應用程式允許你建立快速回覆和歡迎訊息。然而,它沒有內建訊息排程功能。

除非你使用第三方商業訊息平台,否則你無法將訊息排程在特定時間發送。這些平台連接 WhatsApp Business API 並提供排程功能。

對於只使用該應用程式的小型企業,你的選擇是手動發送,或就常見客戶問題使用快速回覆。

我可以在 WhatsApp Business 廣播給多少人?

WhatsApp Business 允許最多 256 個聯絡人的廣播列表。其運作方式與普通 WhatsApp 廣播一樣。

但有一個陷阱。廣播訊息只會發送給已儲存你商業號碼的聯絡人。如果客戶沒有儲存你的號碼,他們就不會收到你的廣播。

對於更大規模的訊息,企業通常使用 WhatsApp Business API。其限額視你的訊息級別及企業驗證狀態而有所不同。

2. 轉錄客戶語音訊息

現在讓我們專注於真正的挑戰。當你無法即時聆聽時,如何處理客戶的語音訊息?

WhatsApp 有轉錄功能嗎?

有,WhatsApp 在 2023 年底推出了原生語音訊息轉錄。該功能仍在全球陸續推出。

以下是你需要知道的。該功能在 Android 和 iOS 上都運作,但有重大差異。

Android 只支援 5 種轉錄語言:英文、葡萄牙語、西班牙語、印地語和俄語。iOS 支援超過 20 種語言,包括法語、德語、意大利語、日語、韓語、土耳其語、中文、阿拉伯語及更多。

轉錄在你的裝置上進行以保護私隱。沒有其他人,包括 WhatsApp,可以讀取你的文字稿。

然而,該功能有限制。背景噪音、多個講者或重口音都會令轉錄質素下降。許多情況下,格式很基本,沒有標點符號或段落分隔。

對於處理關鍵客戶溝通的商業用戶來說,這些限制可能令人沮喪。完整教學請參閱我們的 WhatsApp Business 轉錄指南。

我如何將 WhatsApp 語音訊息轉為文字?

過程取決於你是使用 WhatsApp 原生功能還是第三方服務。

使用 WhatsApp 內建功能:長按對話中任何語音訊息。在選單中點按「轉錄」。文字稿會在幾秒後出現在語音訊息下方。

這只在你已於「設定」中啟用轉錄,且裝置支援該功能的情況下才能用。

要獲得更可靠的轉錄,尤其是商業溝通,你可使用 Transcribbit 的語音轉文字服務。 在 WhatsApp 上將任何語音訊息轉發到你的 Transcribbit 聯絡人。幾秒內你就會收到乾淨、格式化的文字稿。

Transcribbit 適用於任何語言、任何口音,並比 WhatsApp 原生功能更能處理較長的訊息。為保障私隱,你的音訊會在 60 秒後自動刪除。

我可以從 WhatsApp 語音訊息複製文字嗎?

如果你使用 WhatsApp 內建轉錄功能,可以。在轉錄語音訊息之後,你可以長按文字稿並複製。

這讓你將文字貼到筆記、電郵或其他應用程式。

如果轉錄功能無法使用或運作不佳,你就需要第三方轉錄服務。這些服務通常以訊息形式將文字發給你,你可以正常複製。

有沒有應用程式可以轉錄 WhatsApp 語音訊息?

有不少應用程式和服務可以轉錄 WhatsApp 語音訊息,但大多數需要你先匯出音訊檔案。這會帶來額外步驟,拖慢你的工作流程。完整比較請參閱我們的 最佳 WhatsApp 語音訊息轉錄應用程式 指南。

最實用的解決方案直接在 WhatsApp 內運作。Transcribbit 是專為此目的設計的 WhatsApp 優先轉錄服務。

你無需安裝應用程式,亦無需離開 WhatsApp。只需將語音訊息轉發給你的 Transcribbit 聯絡人。文字稿會在幾秒內回到你的 WhatsApp 對話中。

這種方式自然融入商業工作流程。客戶服務團隊無需切換應用程式或打斷專注力,就能轉錄客戶訊息。

ChatGPT 可以轉錄 WhatsApp 語音訊息嗎?

無法在 WhatsApp 內直接使用。ChatGPT 本身並沒有原生整合 WhatsApp 語音訊息。

然而,有不少工具使用 OpenAI 的技術來轉錄 WhatsApp 音訊。例如 Transcribbit 使用 OpenAI 的進階轉錄模型來轉錄語音訊息。你將語音訊息轉發給 Transcribbit,它會回傳文字稿。如果你要應對多種語言的國際客戶,它可同時 將語音訊息翻譯為你的語言。

WhatsApp Web 用戶亦可使用 Chrome 擴充功能。這些擴充功能利用 ChatGPT 或類似 AI 在瀏覽器內轉錄音訊訊息。

關鍵限制是你需要另外一個工具或服務。單靠 ChatGPT 無法直接存取並轉錄你的 WhatsApp 語音訊息。

3. 設定與修復轉錄

當轉錄失效時,會打亂你的工作流程。以下教你解決常見問題。

我如何在 WhatsApp 啟用語音訊息轉錄?

在 Android 上:開啟 WhatsApp 並點按右上角的三點選單。前往「設定」,然後「聊天」。啟用「語音訊息文字稿」。從列表中選擇你偏好的語言。

在 iPhone 上:開啟 WhatsApp 並點按右下角的「設定」。前往「聊天」,然後啟用「語音訊息文字稿」。選擇你的轉錄語言。

啟用之後,功能會將語言資料下載到你的裝置。首次使用可能需要幾分鐘。保持連接 Wi-Fi 以避免使用流動數據。

設定完成後,長按任何語音訊息並點按「轉錄」以查看文字。

需要詳細的設定指示?請參閱我們的 Android 轉錄指南 或 iPhone 轉錄指南。

WhatsApp 轉錄在 Android 上能用嗎?

可以,但相比 iPhone 有重大限制。

WhatsApp 轉錄在 Android 上只支援 5 種語言:英文、葡萄牙語、西班牙語、俄語和印地語。iPhone 用戶可使用超過 20 種語言。

所有 Android 裝置(包括 Samsung、Google Pixel 等)的轉錄質素和語言支援都相同。限制來自平台,而非手機品牌。

對於以多種語言溝通或需要更佳準確度的商業用戶,Transcribbit 以專業級轉錄質素支援所有主要語言。詳情請參閱我們的 多語言轉錄指南。

如何在 WhatsApp 開啟即時轉錄?

WhatsApp 在錄製或播放語音訊息期間並沒有即時轉錄。該功能只會轉錄已完成的語音訊息。

你無法看到文字在某人發言的同時實時出現。你必須等待完整語音訊息到達,然後才請求轉錄。

如果你需要即時通話的實時轉錄,需要使用裝置作業系統內建的協助工具功能。Android 和 iOS 都為電話通話及視像通話提供即時字幕功能。

為何我的語音訊息無法使用轉錄?

最常見的原因是你的 WhatsApp 設定中沒有啟用該功能。前往「設定」,然後「聊天」,檢查「語音訊息文字稿」是否已開啟。

如果已啟用但仍然無法運作,請檢查以下問題:

• 不支援的語言:Android 只支援英文、葡萄牙語、西班牙語、俄語和印地語。iOS 支援更多語言,但並非全部。
• 應用程式過時:從你的應用程式商店更新至最新版本。
• 儲存空間問題:釋出至少 1 GB 空間,然後再次嘗試啟用功能。
• 音訊質素差:強烈背景噪音、多個講者或音量極低,都可能令轉錄失敗。

仍然有問題?請參閱我們關於 「文字稿無法使用」錯誤的詳細排解指南。

對於不論這些因素都需要可靠轉錄的商業用戶,Transcribbit 提供一致的解決方案。它支援任何語言,能更好處理較差的音訊,並在 Business 方案中處理長達 15 分鐘的訊息。

我可以編輯 WhatsApp 語音訊息文字稿嗎?

不可以,WhatsApp 不允許你編輯由內建功能產生的文字稿。文字會以唯讀形式顯示在語音訊息下方。

如果你需要修正或註解文字稿,複製文字並貼到筆記或其他應用程式。然後在那裡編輯。

像 Transcribbit 這類第三方轉錄服務會將文字稿以普通 WhatsApp 訊息形式發送。這代表你可以轉發、複製,並按你的需要使用它。

4. 翻譯客戶訊息

跨國業務代表多語言客戶溝通。以下是處理不同語言語音訊息的方法。

WhatsApp 有內建翻譯嗎?

沒有,WhatsApp 不會翻譯訊息或語音訊息。你只能以原本語言轉錄語音訊息。

如果客戶發來西班牙語的語音訊息,WhatsApp 的轉錄功能可以將它轉為西班牙語文字。但它不會將該西班牙語文字翻譯為英文或任何其他語言。

取得文字稿之後,你需要另外一個翻譯工具。

最有效率的工作流程是先轉錄,然後翻譯文字。Transcribbit 在付費方案中提供自動翻譯。你只需設定一次目標語言,每條轉發的語音訊息回來時都會包含轉錄與翻譯。

這在應對國際客戶時節省步驟。一次轉發就能讓你以偏好語言獲得可讀文字。

如何將語音訊息翻譯為另一種語言?

可靠的方法是兩步流程:先將音訊轉錄為文字,然後翻譯文字。

首先取得準確的文字稿。如果 WhatsApp 內建功能支援該語言,你可以使用它。否則,將語音訊息轉發給 Transcribbit 進行轉錄。

取得文字後,將它複製到 Google Translate、DeepL 或你偏好的翻譯工具。這些工具處理文字翻譯遠比直接音訊翻譯更佳。

Transcribbit 的付費方案 將兩個步驟合而為一。轉發語音訊息,即可獲得已翻譯為你所選語言的文字稿。這對於管理多語言查詢的客戶服務團隊特別實用。

你的音訊會在處理後自動刪除,在為你提供所需翻譯文字的同時,保障客戶私隱。

5. 匯出與封存商業對話

商業紀錄很重要。有時你需要 WhatsApp 對話的書面文件用於合規、紀錄或法律原因。

如何匯出 WhatsApp Business 對話?

在 Android 上:開啟你想匯出的對話。點按右上角的三點選單,選擇「更多」,然後「匯出對話」。選擇是否包括媒體檔案。

在 iPhone 上:開啟對話並點按頂部的聯絡人或群組名稱。向下滾動並選擇「匯出對話」。同樣選擇是否包括媒體。

WhatsApp 讓你最多匯出 40,000 條不含媒體的訊息,或 10,000 條含媒體的訊息。對話會以 ZIP 檔形式匯出,內含 TXT 檔及你所包括的任何媒體。

然後你可以將該檔案電郵給自己,或儲存到裝置儲存空間。

普通 WhatsApp 與 WhatsApp Business 的流程完全相同。所有對話匯出功能都以同樣方式運作。

我可以將 WhatsApp 對話儲存為 PDF 嗎?

WhatsApp 並不直接以 PDF 格式匯出。它將對話匯出為 TXT 檔,你必須再轉換。

對於流動裝置:使用像 WPS Office 這類應用程式。在應用程式中開啟匯出的 TXT 檔,點按「工具」,然後「匯出為 PDF」。應用程式會將文字檔案轉換為可讀的 PDF 格式。

對於使用 WhatsApp Web 的桌面用戶:開啟對話並按 Ctrl + P 開啟列印對話方塊。在目的地下拉選單中選擇「儲存為 PDF」,然後儲存檔案。

亦有第三方工具能將 WhatsApp 對話匯出轉換為格式化 PDF。這些工具在處理訊息格式、時間戳記及媒體方面比基本的 TXT-轉-PDF 轉換更佳。

產生的 PDF 為你提供可讀、可列印的商業對話紀錄。

如何列印 WhatsApp 訊息留作紀錄?

對桌面用戶來說,最簡單的方法是透過 WhatsApp Web。在電腦上開啟對話,按 Ctrl + P,選擇你的印表機。

你也可以先將對話匯出為 PDF,然後列印 PDF。這通常提供更佳的格式與分頁。

對於個別訊息或短對話,擷取螢幕截圖並列印它們。當你只需文件化對話特定部分時,這個方法很實用。

記住語音訊息在匯出或列印中不會包含文字。如果你需要語音訊息內容的書面紀錄,先使用 WhatsApp 的功能或 Transcribbit 等服務將它們轉錄。在匯出或列印之前,將文字稿複製到文件中。

節省時間,更快讀懂客戶訊息

管理 WhatsApp Business 的語音訊息不必拖慢你的工作流程。無論你是在處理客戶查詢、與供應商協調,還是管理遠端團隊,可讀文字勝過鎖死的音訊。

Transcribbit 在幾秒內將客戶語音訊息轉為乾淨、可搜尋的文字。沒有應用程式切換,沒有工作流程中斷。轉發訊息,獲取文字稿,自信回覆。

你的客戶溝通保持私密。音訊會在 60 秒內自動刪除。你的文字稿留在你掌控的 WhatsApp 對話中。